资产清查盘亏了？合规处置全流程（责任认定+追偿）

资产清查、盘亏处置，是行政事业单位资产管理的核心工作，也是财务审计、巡察督查的重点核查内容。

本文依据《行政事业性国有资产管理条例》《行政事业单位资产清查核实管理办法》等相关法规的规定，为读者整理出一套完整的、可以直接使用的资产盘亏清查和处理流程，并且适用于各种类型的资产如固定资产、存货以及无形资产等，行政机关单位可以借鉴套用。

一、先搞清两个概念：清查 ≠ 盘点

日常盘点与专项清查，是两个不同层面的工作，依据和程序完全不同。

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提示： 单位自行组织的定期盘点不需要报财政部门审批，这是条例第34条明确规定的；但专项资产清查必须履行立项程序，二者不要混淆。

二、什么情形必须开展资产清查

依据条例第37条，有下列情形之一的，应当对行政事业性国有资产进行清查：

• 根据本级政府部署要求；
• 发生重大资产调拨、划转以及单位分立、合并、改制、撤销、隶属关系改变等情形；
• 因自然灾害等不可抗力造成资产毁损、灭失；
• 会计信息严重失真；
• 国家统一的会计制度发生重大变更，涉及资产核算方法发生重要变化；
• 其他应当进行资产清查的情形。

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实务提醒： 单位分立、合并、隶属关系调整时最容易漏掉清查环节。审计中常见的问题是"并账不并产"——新单位账上没资产，旧单位资产台账也没核销，形成账外资产。

三、什么是资产盘亏

资产盘亏（资产损失）是指单位在进行资产清查时，在账面上有所记录，但是实物上没有发现或者出现了短缺、丢失、被盗等情况，并且可以用货币来衡量的国有资产损失。主要包括以下四个方面：

• ① 固定资产盘亏： 办公设备、家具、车辆和专用设备等实物缺失、账目与实际不符。
• ② 存货盘亏： 库存物资、耗材、备品备件等短缺损耗。
• ③ 货币资金、应收款项盘亏损失： 现金短缺、坏账无法收回等情况发生时所造成的损失。
• ④ 无形资产和对外投资损失： 权属灭失、投资无法收回等情况的发生。

即：账上有，但是没有实际的东西可以追回来的国有资产都要按照盘亏流程进行处理。严禁私自销账、长期挂账以及隐瞒不报的行为。

资产盘亏处置的三条红线

① 先清查核实，后审批处置： 必须进行现场盘点、原因调查和证据保存，不准先行销账之后再补充手续。

② 先责任认定，后损失核销： 逐条检查短缺的原因，并且要分清责任、赔偿义务，在扣除了赔款、保险、残值之后才确定最后的损失数额。

③ 根据资产价值、类别，按单位、主管部门、财政部门权限分级审批，没有得到批准就不得做账务处理。

四、资产盘亏九步全流程拆解

第一步：全面清查盘点，锁定盘亏清单

成立资产清查工作小组，在年度清查、专项清查和离任清查等时机下进行实地盘点，并对账册、卡片以及财务记录逐一核查：

资产名称、规格型号、购买日期、数量、原价、使用部门、保管人、存放位置等。

对于账上有的而实际上没有、实物不存在或者不能确定位置的资产要单独进行记录和统计，并且要编制出《资产盘点表》以及《资产盘亏明细表》，把所有的盘亏情况都列出来，包括账面价值和数量等，按盘亏流程进行处置。

这个环节主要是实事求是地做好登记工作，不能有私自销账、长期挂账、隐瞒不报的情况。

第二步：逐一核对并收集、保存好相关的材料作为依据

盘亏损失要以合法有效的凭证来确定，没有证据不能确认损失、也不能申报处理。根据不同的盘亏情况保存相应的资料：

• 一般的盘亏情况（如丢失、管理不当等）包括盘点记录表、部门说明、资产保管台账以及在职员工的证明。
• 被盗或意外损坏的情况：公安报案记录、情况说明书、现场检查资料和辅助证据照片。
• 对于大额或者复杂的盘亏，要委托社会中介机构出具"经济鉴证报告"作为认定损失的依据。
• 已有保险理赔、赔偿的情形下留存保险理赔单据、以往赔偿凭证。

所有的证据必须是真实的、完整的、可以追溯的，不能有假的东西或者空的地方。

第三步：查明盘亏的原因并开展责任认定（审计的重点检查环节）

逐条查清盘亏的原因，是属于正常的损耗、管理疏忽、人员调动交接失误，还是失职渎职和违法违纪等情况。出具《责任认定说明》，确定是否有责任人及如何分担责任，并且把情况分成两种类型：

• 因个人原因造成盘亏的要依法追责；
• 没有责任、正常的损耗或者不可抗力造成的就出具免责说明。

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最终损失金额 = 账面原值/净值 − 责任人赔偿金额 − 保险理赔金额 − 可回收残值

第四步：内部集体决策、审议处置和追偿方案

资产处置属于单位的重要事情之一，一定要经过集体决策程序。由领导班子、资产管理部、财务部和纪检等部门共同审议盘亏处置方案以及追偿方案，并确定了盘亏的事实、损失金额、责任认定、处置方法、追偿数及责任比例。

经过审议之后形成的"班子会议纪要、内部核批文件"，作为追偿执行以及之后申报审批所依据的内部合规材料之一，缺少任何一个都不能成立。

第五步：落实盘亏资产追偿

追偿方案经集体决策审议通过之后进行追缴，并且准备好"赔偿落实凭证"等材料。从四个方面来展开：

① 明确赔偿原则： "谁使用、谁保管、谁负责"为基本方针（国务院令第738号《行政事业性国有资产管理条例》第三十九条、财政部令第108号《事业单位财务规则》）。未经法定程序处理过的资产仍然属于国家所有。

② 依据责任认定结论执行。

③ 责任不明确的情况下如何处理： 经过充分调查之后仍然不能确定具体的负责人的（如人员离职、岗位调整、没有交接记录等等），单位要作为国有资产占有使用者来承担起管理的责任。

可以由资产管理部负责人或者分管领导承担一部分责任；数额大的要向主管部门以及财政部门进行报备；在财务上用"资产处置费用"列支，不可以直接核销。

④ 执行追缴并且落实凭证： 按照审议确定下来的追偿方案来实施：给责任人发出追缴通知书、签定赔偿协议书、收取赔偿款，并且全额上缴。

第六步：整理全部材料并逐级上报

按照管理权限逐级上报：单位 → 主管部门 → 财政部门（大额资产需要市级或者省级财政审批）。必需提交的材料一般有七种（通用款）：

1. 资产盘亏处置书面申请报告（包括基本情况、原因、损失金额、处置依据）
2. 资产清查盘点表、盘亏资产明细清单
3. 盘亏情况专项说明和整改措施
4. 责任认定书以及赔偿落实凭证
5. 中介机构出具的经济鉴证报告（大额资产必须提供，第二步已经完成取证）
6. 单位集体决策会议纪要、内部审批文件
7. 原始入账凭证、卡片信息等佐证材料

第七步：进行层级审核审批，并得到正式的批准

各个审查部门按照顺序进行合规性、真实性以及完整性的审查：

① 主管部门审核：检查材料是否齐全、事实是否真实，在职权范围内可以直接批复，超出权限范围的要上报给财政部门。

② 财政部门审批：对大额、重要的资产盘亏项目做最后的审定，并且给出正式的资产处置批复文件。

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⚠ 重要提示：没有经过批准就不得进行账务核销以及资产销账的操作。 否则就是违规处置国有资产了。

第八步：资产处置实施和账务核销

得到正式批准之后，要按照批复来实施资产处置（残值变卖、评估、款项收取），然后联动财务和资产管理部门进行账目核销：

① 处置执行： 对于有残值的部分按照评估价格进行拍卖，并把处置所得和赔偿款（第五步已经追回并入账），全额上缴国库。

② 财务端账务处理： 经过"待处理财产损溢"科目的过渡之后，按照政府会计制度的要求依次进行如下处理：

• 转入待处理财产损溢、核销固定资产账面价值
• 批准之后确定资产处置费用
• 收到赔款后扣除相应的净收入
• 净损失列支

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（预算会计不做处理）

③ 资产端： 更新资产管理系统和资产卡片，注销盘亏资产台账上的记录，并且避免出现账上有而实物无的情况。

第九步：全部材料整理好，并且建立长效台账

处理完毕之后，把盘点资料、取证材料、责任认定书、会议纪要、申报文件、审批批件以及财务凭证等等所有的材料都集中在一起，并且建立一个资产盘亏处置专项台账来保存以备查用，在进行年度审计、巡察、资产核查的时候能够派上用场。

结语

资产盘亏处置虽然属于常规基础性工作范畴，但是它却是保证国有资产保值增值、规避廉政风险、规范单位财务管理的重要环节。严格执行九个步骤的标准流程、保存完整的合法文件、规范账目核销，并且追究责任到人之后就可以完全避免被审计出问题或者受到追究的责任。

合规依据：

• 国务院令第738号《行政事业性国有资产管理条例》
• 财政部令第108号《事业单位财务规则》
• 财资〔2016〕1号《行政事业单位资产清查核实管理办法》
• 财政部令第100号《行政事业单位国有资产管理办法》
• 财会〔2016〕12号《政府会计准则第3号——固定资产》
• 国管局 2020 年《中央行政事业单位固定资产清查盘点工作指南（试行）》